Persónuverndarstefna úrskurðarnefndar velferðarmála

Úrskurðarnefnd velferðarmála er sjálfstæð stjórnsýslunefnd og starfar samkvæmt lögum nr. 85/2015 um úrskurðarnefnd velferðarmála. Hlutverk nefndarinnar er að úrskurða í kærumálum vegna stjórnvaldsákvarðana eftir því sem mælt er fyrir um í lögum. Til þess að sinna því lögbundna hlutverki er úrskurðarnefndinni nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar einstaklinga. Um vinnslu á persónuupplýsingum hjá úrskurðarnefndinni fer samkvæmt lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sbr. 1. mgr. 4. gr. laga nr. 85/2015. Úrskurðarnefndin er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hálfu nefndarinnar.

Úrskurðarnefnd velferðarmála hefur sett sér svohljóðandi persónuverndarstefnu í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018.

Vinnsla og miðlun persónuupplýsinga

Til persónuupplýsinga teljast hvers kyns upplýsingar sem nota má til að persónugreina einstaklinga beint eða óbeint. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar. Til vinnslu persónuupplýsinga telst öll notkun og meðferð persónuupplýsinga, svo sem söfnun, skráning og varðveisla og miðlun.

Úrskurðarnefndin vinnur eingöngu með persónuupplýsingar til að sinna lögbundnu hlutverki sínu. Upplýsingar berast almennt einungis frá einstaklingum sjálfum eða umboðsmönnum þeirra þegar þeir kæra til nefndarinnar og frá því stjórnvaldi sem tók hina kærðu ákvörðun, þ.e. ríkisstofnunum og sveitarfélögum. Í einhverjum tilvikum kunna þó upplýsingar að berast frá þriðja aðila. Úrskurðarnefndinni er nauðsynlegt að miðla persónuupplýsingum til þess sem á aðild að kærumáli en við þá miðlun gætir nefndin sérstakrar varúðar.

Öryggi upplýsinga

Til að tryggja öryggi upplýsinga eru þær varðveittar á tryggum stað og enginn óviðkomandi hefur aðgang að þeim. Einnig eru gerðar viðeigandi tæknilegar ráðstafanir til að tryggja öryggi. Tölvukerfi nefndarinnar er rekið af fyrirtækinu TRS og málaskráin af fyrirtækinu Hugviti sem bæði starfa samkvæmt alþjóðlega ISO/IEC 27001 upplýsingaöryggisstaðlinum.

Þá hvílir þagnarskylda á nefndarmönnum, starfsmönnum og ráðgjöfum nefndarinnar samkvæmt 2. mgr. 4. gr. laga nr. 85/2015.

Varðveislutími

Nefndin hagar skjalamálum sínum í samræmi við lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Af því leiðir að óheimilt er að eyða skjölum og gögnum sem berast nefndinni eða verða til hjá henni, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Skjölum og gögnum er skilað til Þjóðskjalasafns Íslands þar sem þau eru geymd til framtíðar.

Réttindi manna samkvæmt persónuverndarlöggjöf

1. Aðgangsréttur

Einstaklingur á rétt á að fá aðgang að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem nefndin vinnur um hann. Í sumum tilvikum geta undantekningar frá aðgangsrétti átt við, s.s. vegna réttinda annarra sem vega skulu þyngra. Réttur á aðgangi að gögnum máls getur einnig byggst á stjórnsýslu- eða upplýsingalögum. Aðili máls á rétt á gögnum er mál varða samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Þá er skylt að veita aðila sjálfum aðgang að fyrirliggjandi gögnum ef þau hafa að geyma upplýsingar um hann sjálfan samkvæmt 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

2. Réttur til leiðréttingar

Einstaklingur á rétt á því að fá persónuupplýsingar um sig leiðréttar sem hann telur rangar. Þá getur viðkomandi einnig beðið nefndina um að bæta upplýsingum við þær persónuupplýsingar sem stofnunin hefur um hann og hann telur ófullnægjandi.

3. Réttur til eyðingar / rétturinn til að gleymast

Rétturinn til eyðingar eða rétturinn til að gleymast á ekki við um vinnslu persónuupplýsinga hjá nefndinni þar sem nefndin er bundin af lögum um opinber skjalasöfn og ber  að varðveita allar upplýsingar sem henni berast. Í persónuverndarlögum er sérstaklega tekið fram að réttur til eyðingar persónuupplýsinga og til að gleymast eigi ekki við þegar lög mæla fyrir um að upplýsingarnar skuli varðveittar.

4. Kvartanir vegna vinnslu persónuupplýsinga

Einstaklingur getur lagt fram kvörtun vegna vinnslu úrskurðarnefndarinnar á persónuupplýsingum til Persónuverndar sem fer með eftirlitshlutverk á sviði persónuverndar, sjá heimasíðu stofnunarinnar http://www.personuvernd.is/.

Persónuverndarfulltrúi

Persónuverndarfulltrúi nefndarinnar er Hólmfríður Birna Guðmundsdóttir. Erindum og fyrirspurnum er varða vinnslu persónuupplýsinga hjá nefndinni skal beint til hennar á netfangið personuverndarfulltrui[hjá]urvel.is eða í síma 551-8200. Einnig er unnt að senda bréf til nefndarinnar en þá skal umslagið merkt persónuverndarfulltrúanum.

Úrskurðarnefndin birtir úrskurði sína samkvæmt lagaskyldu. Úrskurðirnir eru birtir á vefsíðunni http://www.urskurdir.is, án persónugreinanlegra auðkenna.